Modelo: aviso de privacidad para un despacho contable
Instrucciones. Este es un punto de partida, no un aviso terminado:
- llene lo que está entre corchetes;
- quite lo que su despacho no haga;
- pida a un abogado que lo revise.
Publíquelo en su sitio o entréguelo a cada cliente antes de recibir sus datos. Si recaba datos de sus clientes por medios electrónicos, necesita también una versión corta (aviso simplificado) con la liga a esta.
1. Responsable
[Nombre o razón social del despacho], con domicilio en [domicilio], es responsable del tratamiento de sus datos personales. La persona encargada de datos personales es [nombre], en [correo] y [teléfono].
2. Datos que tratamos
- Identificación y contacto: nombre, domicilio, teléfono, correo, identificación oficial y, en su caso, los datos de su representante legal.
- Fiscales: RFC, CURP, régimen, domicilio fiscal, constancia de situación fiscal, CFDI emitidos y recibidos, declaraciones y acuses.
- Patrimoniales y financieros: ingresos, gastos, estados de cuenta bancarios, activos, créditos e inversiones.
- Credenciales: certificado de e.firma, llave privada y su contraseña, y certificados de sello digital, si usted nos autoriza por escrito a resguardarlos.
- De sus trabajadores, si llevamos su nómina: los necesarios para calcularla, timbrarla y darlos de alta ante el IMSS e INFONAVIT. Entre ellos puede haber datos sensibles, como incapacidades o afiliación sindical.
Para tratar sus datos patrimoniales y financieros necesitamos su consentimiento expreso, que nos da al firmar el contrato de servicios o este aviso:
☐ Consiento que mis datos patrimoniales y financieros se traten conforme a este aviso. [Firma]
3. Finalidades
Necesarias:
- llevar su contabilidad;
- calcular y presentar sus declaraciones e informativas;
- emitir y administrar sus CFDI;
- calcular su nómina;
- atender requerimientos y auditorías de autoridades;
- facturarle nuestros honorarios;
- cumplir nuestras propias obligaciones legales.
Adicionales (puede negarse sin afectar el servicio): enviarle boletines fiscales, invitaciones y encuestas.
Para negarse, escriba a [correo].
4. Con quién los compartimos
Autoridades: el SAT, el IMSS, el INFONAVIT y las demás autoridades ante las que cumplimos sus obligaciones por encargo suyo, en los términos de la ley.
Proveedores que tratan sus datos por nuestra cuenta (no requieren su consentimiento):
- el sistema contable NADKOR y los proveedores de nube, correo y timbrado que este utiliza;
- [otros proveedores: respaldo, correo, almacenamiento].
No vendemos sus datos.
5. Derechos ARCO, revocación y limitación
Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, revocar su consentimiento o limitar el uso de sus datos escribiendo a [correo]. Incluya:
- su nombre;
- su identificación o la de su representante;
- qué pide;
- cualquier dato que nos ayude a localizar la información.
Le responderemos en un máximo de 20 días hábiles. Si su solicitud procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes.
Tenga en cuenta que la ley nos obliga a conservar su documentación fiscal durante los plazos del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.
6. Seguridad y conservación
- Resguardamos su información con medidas administrativas, técnicas y físicas.
- Su e.firma se guarda cifrada y solo se usa en los términos de la autorización que usted firme.
- Conservamos su información mientras le prestemos servicios y durante los plazos legales. Después, se la entregamos o la suprimimos de forma segura.
7. Cambios
Publicaremos los cambios en [sitio o medio] y se los avisaremos por correo.
Última actualización: [fecha].